Les archiÂves sont l’ensemÂble des docuÂments proÂduits dans l’exerÂcice d’une actiÂvité pour garder trace des actions d’une perÂsonne, ou d’une orgaÂniÂsaÂtion publiÂque ou privée.
Les supports peuvent être variés comme des photos, des lettres, des CD-Rom, des données électroniques, des films, etc. Et peuvent être de toute époque.
Il y a trois intérêts majeurs à la conservation des archives:
• organiser la gestion des documents. Que ce soit dans l'administration ou dans une entreprise, les archives permettent de mettre à disposition rapidement et en permanence des informations utiles.
• justifier les droits ou obligations des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, et de présenter des preuves en cas de contestation.
• sauvegarder la mémoire et créer l'histoire.
La communication des archives publiques est essentiellement régie par le code du patrimoine.
Celle des archives privées est définie en accord entre la donateur ou le déposant du fonds, et les Archives Départementales, variant suivant les fonds.
Les archives publiques et leur délai de communicabilité
Selon le code du patrimoine à l'art. 213-1, les archives publiques sont communicables de plein droit.
Cependant, par dérogation à ce principe, le code du patrimoine avec l'art. 2123-2 fixe des délais de communicabilité de ces archives afin de protéger la vie privée des citoyens, le secret industriel et commercial, et le secret médical.
En général, le délai de communicabilité est calculé à compter de la date du document le plus récent du dossier.
Voici un récapitulatif des délais de communicabilité de certaines archives:
Type de documents | Délai |
Acte de naissance | 75 ans |
Acte de mariage | 75 ans |
Acte de décès | Immédiat |
Tables décennales | Immédiat |
Recensement | 75 ans |
Actes notariés | 75 ans |
Enregistrements | 50 ans |
Archives judiciaires | 75 ans |
Dossiers du personnel | 50 ans |
Listes électorales | Immédiat |
Dossier médical | 25 ans après le décès ou 120 ans après la naissance. |
Plus précisément, la durée de ce délai varie selon le contenu des documents. Pour aller plus loin dans vos recherches:
Délai de 25 ans
Concerne tous les documents dont le contenu est lié:
• au secret des délibérations du gouvernement et des autorités responsables relevant du pouvoir exécutif,
• à la conduite des délibérations extérieures,
• à la monnaie et au crédit public,
• au secret industriel et commercial,
• à la recherche des infractions fiscales et douanières,
• au secret en matière statistique (quand sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant traits aux faits et comportements d'ordre privé, le délai passe à 75 ans),
• au secret médical (à partir de la date de décès, ou si elle n'est pas connue 120 ans à partir de la date de naissance).
Délai de 50 ans
Concerne les documents dont le contenu est lié:
• au secret de la défense nationale,
• aux intérêts fondamentaux de l'État dans la conduite de sa politique extérieure,
• à la sûreté de l'État,
• à la sécurité des personnes,
• à la protection de la vie privée,
• relatifs à la construction, à l'équipement et au fonctionnement des ouvrages, bâtiments ou parties de bâtiments utilisés pour la détention (le délai étant calculé à partir de la date de désaffection de ces bâtiments),
• portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou aisément identifiable, ou qui font apparaître le comportement d'une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice.
Délai de 75 ans
Concerne tous les documents liés:
• au secret en matière de statistiques, lorsque sont en cause des données collectées au moyen de questionnaires ayant trait aux faits et comportements d'ordre privé,
• aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaires (25 ans après le décès de l'intéressé),
• aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice,
• aux minutes et répertoires des officiers publics et ministériels (25 ans après le décès de l'intéressé),
• aux registres de naissances et de mariages de l'état civil, à compter de leur clôture.
Délai de 100 ans
Concerne les documents:
• couverts ou ayant été couverts par le secret de la défense nationale dont la communication est de nature à porter atteinte à la sécurité de personnes nommément désignées ou facilement identifiables.
• relatifs aux enquêtes réalisées par les services de la police judiciaire, aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions particulières relatives aux jugements, et à l'exécution des décisions de justice dont la communication porte atteinte à l'intimité de la vie sexuelle des personnes.
• relatifs aux enquêtes judiciaires ou de juridictions se rapportant à une personne mineure (25 ans à compter de la date de décès de l'intéressé).
Délai de 120 ans
Concerne les documents:
• dont la communication porte atteinte au secret médical, à compter de la date de naissance de l'intéressé (ou 25 ans à compter de la date de décès si elle est connue).
Non communicables
Tous les documents dont la communication est susceptible d'entraîner la diffusion d'informations permettant de concevoir, fabriquer, utiliser ou localiser des armes nucléaires, bactériologiques et chimiques.
Petit rappel, lorsque des documents sont très abimés, ils ne peuvent être manipulés, au risque de les dégrader encore plus. La communication de ces documents est alors suspendue, peu importe leur communicabilité légale.
Il faudra attendre leur restauration pour qu'ils puissent être remis progressivement à la disposition du public.
Les archives privées
Comme leur nom l'indique, les archives privées n'ont pas été produites par un organisme public et appartiennent donc à des particuliers ou des organismes privées.
Lorsqu'elles sont jugées intéressantes sur le plan historique ou patrimonial, elles peuvent intégrer une collection publique d'archives.
Il peut donc s'agir d' archives familiales ou personnelles (correspondances), d'entreprises, d'associations, de partis politiques ou de syndicats, d'archives d'architectes ou de photographes, d'historiens, etc.
Les conditions de communication et de réutilisation de ces documents sont fixées au cas par cas par le donateur ou le déposant des documents, en accord avec les Archives départementales, au moment de leur entrée.
Demande de dérogation
Lorsqu'une archive publique n'est pas encore librement communicable, il est possible de faire une demande de consultation par dérogation, sans avoir la certitude d'obtenir cette autorisation.
Si vous souhaitez plus de détails concernant une demande de dérogation et les renseignements à fournir, je vous invite à aller sur le site de France Archives.
Votre demande sera étudiée au préalable par le service qui a produit ces documents, et ensuite par le service interministériel des Archives de France (ou au cas échéant, aux Archives nationales ou départementales). Une réponse positive vous sera adressée par courrier. Elle vous donnera alors l'autorisation de consultation sans limite dans le temps.
Si vous faîtes face à un refus, il vous est encore possible de saisir la CADA (Commission d'Accès aux Documents Administratifs) dans un délai de 2 mois à compter de la réponse à votre demande de dérogation.
Il sera nécessaire de présenter ce recours soit par courrier, soit en passant par un formulaire sur le site de la CADA.
Quand celle-ci donne un avis favorable, l'administration sera invitée à se prononcer à nouveau, et pourra maintenir malgré tout son refus. Vous devrez alors déposer un recours devant le tribunal administratif.
Bonnes recherches à vous!
Sources:
France Archives
Archives départementales
CADA