Peu importe le type de recherche nécessitant un passage en salle de lecture des Archives départementales (AD), il vous sera indispensable de bien préparer votre visite, notamment si c'est la première.
Organisation en amont de votre visite en salle de lecture.
• Horaires: pensez à bien regarder les jours d'ouverture et de fermeture des AD où vous avez prévu d'aller, ainsi que leurs horaires.
Sur le site de chaque AD, vous trouverez ces infos, vous évitant de vous casser le nez s'il y a une fermeture exceptionnelle.
Regardez également les horaires des levées (demande de documents que les archivistes vont aller chercher pour vous), généralement toutes les 30 min.
• Règlement intérieur: jetez un œil au règlement intérieur des AD visitées, pour connaître le fonctionnement de la salle de lecture, notamment le nombre de documents que vous pouvez emprunter par demi-journée ou à la journée. Cela vous permettra de savoir si un seul jour vous suffira pour vos recherches, ou non.
Vous pourrez aussi voir ce qui est autorisé ou non en salle de lecture (matériel, photo, le nombre de cotes par levée, etc.)
• Documents: préparez la liste des documents que vous souhaitez consulter. Votre temps est précieux une fois rentré dans la salle de lecture, ne le gâchez pas en hésitant entre plusieurs documents.
Si vous avez la possibilité de faire une demande en ligne de réservation de documents, prenez soin de bien noter les cotes (références), sinon munissez-vous de celles-ci pour en faire la demande directement en salle de lecture.
Vérifiez bien que le document recherché n'a pas déjà été numérisé et lisible en ligne sur le site de vos AD.
À votre arrivée aux Archives départementales.
La salle de lecture est ouverte à tous et son accès est gratuit, mais avant de rentrer en salle de lecture, il va falloir créer votre carte de lecteur.
Pour cela, munissez-vous de votre carte nationale d'identité, ou tout autre pièce d'identité valide avec une photo d'identité.
Un questionnaire peut vous être remis afin d'obtenir votre pass d'entrée et clôturer votre inscription.
La carte de lecteur est nominative et personnelle, et vous permet maintenant de faire vos recherches en salle de lecture.
Prévoyez une petite pièce de 1 euro ou un jeton de caddie (si les AD n'ont pas de clés à fournir), pour le vestiaire où vous devrez y déposer tous vos effets personnels.
Ne sont admis en salle de lecture que les crayons papier, le téléphone portable en mode silencieux, un cahier ou quelques feuilles, votre ordinateur portable sans housse, par exemple. Vous trouverez la liste de ce que vous pouvez ou non amener en salle soit directement sur le site internet de vos AD, soit dans leur règlement intérieur.
Et si vous êtes comme moi, un peu frileux, prévoyez un châle ou quelque chose de chaud à mettre sur vos épaules, il fait toujours frais.
En salle de lecture.
• Recherche de cote: pour demander un document, il faut d'abord trouver sa cote. Tous les documents conservés ont été inventoriés et ensuite côtés, et cela en fonction d'un cadre de classement qui est à la fois thématique et chronologique.
Pour chercher votre cote, plusieurs options s'offrent à vous:
~ des ordinateurs seront mis à votre disposition afin de rechercher dans les instruments de recherche internes aux AD.
~ consultez les inventaires, mais avant, déterminez le type de document recherché. Ce travail en amont permet de choisir la série dans laquelle chercher, pour obtenir la cote du document.
~ demander l'aide des archivistes présents pour vous orienter dans vos recherches.
• Demande de consultation: fiche papier ou informatique, il faudra remplir cette demande avec les cotes des documents et renseigner votre n° de lecteur qui sera sur votre carte de lecteur.
En attendant la levée et l'arrivée de vos documents, vous pouvez déjà partir à la recherche des prochaines cotes à demander pour la prochaine levée.
Bonus:
Prenez avec vous une clé USB, on ne sait jamais. Vous pourriez en avoir besoin si vous scannez vos documents.
Notez toutes les cotes des documents que vous avez cherché, trouvé, pas trouvé, pour éviter de refaire la même demande plus tard.
Prenez en photo les documents que vous avez sous les yeux, sans utiliser le flash, pour pouvoir les visionner plus tard.
Sur ce, bonnes recherches!